Проверка договоров через финансовую службу
Необходимо изучить все очень тщательно, ничего не упустив, так как в этой части прописаны пеня при просрочке платежей, штрафы, объемы закупок и т.д. Далее необходимо ознакомиться со способами обеспечение исполнения обязательств.
Кропотливая экспертиза договоров и контрактов организации этап заключения сделки очень продолжительный и требующий внимания к этому юридически значимому действию. Но если договоров значительный поток, а количество (штат) работников финансового, либо юридического отделов не достаточно большой, то можно обратить особое внимание на проверке и анализе лишь определенных, наиболее важных пунктов договора фирмы. Либо поручить это специализированной фирме, оказывающей . Все эти пункты договора будут взаимосвязаны с деятельностью финансового или юридического отделов компании, а если таковой имеется, то и с деятельностью финансового директора (заместителя по финансовым вопросам).
Итак, в первую очередь рассмотрим юридическую и финансовую ответственности сторон проверяемого договора. Здесь следует рассмотреть все очень внимательно, ничего не упуская из поля зрения, так как в этой части оговорены пеня при просрочке платежей, штрафы, масштабы (размеры) приобретаемых, либо продаваемых материальных средств, оказываемых услуг и т.д.
Далее важно придирчиво ознакомиться с видами обеспечения исполняемых по договору финансовых и юридических обязательств. Этот пункт требует внимательного, подробного, а также, возможно, и сравнительного анализа предлагаемых условий. Потому как некоторые условия могут автоматически увеличить себестоимость товаров, услуг. Очередной важный момент это договорные условия расчетов. Например, это промежуточные платежи по договору, аванс, либо предоплата.
Если Вы подписываете договор на значительную сумму, либо принимаете на себя обязательства, довольно существенные для Вашего предприятия, например, контракт с, так называемым, якорным клиентом, то проще осуществлять платежи отдельными кратными суммами, поэтапно, это должно быть выделено в договоре и четко обозначено в графике платежей. В этом случае также будет целесообразно обратиться в бухгалтерскую фирму, и их услуг с лихвой окупиться Вашим спокойствием и уверенностью.
Ну и еще одна часть контракта, которая требует Вашего пристального и скрупулезного внимания это сумма проверяемого договора, цена поставляемых товаров, оказываемых услуг. Недопустимо подписывать контракт на сумму, которая не соответствует запланированному бюджету Вашей компании, независимо от того, насколько он велик. Иначе, необходима будет корректировка уже утвержденного и прошедшего все этапы бюджета на следующие периоды. Кроме того, это может привести к просрочке платежей и, как следствие, получению финансовых санкций и подрыву благоприятных отношений с партнерами.
Если Вы обнаружили какие-либо пункты, которые не соответствуют Вашим требованиям, то необходимо обосновать свои разногласия, составив протокол разногласий и направив его второй стороне. Недопустимо без аргументов заявлять, что этот пункт Вам не нравиться, его нужно поменять без объяснения причины. Напротив, четкая и обоснованная аргументация Вашего мнения, создает благоприятный климат с Вашими деловыми партнерами. Например, одним из рисковых и важных пунктов является отсрочка платежа по контракту. Проанализировав его тщательно, можно увидеть, что реальной выгоды для Вас там нет, а то и присутствуют условия заведомо для Вас убыточные. Значит можно смело вести переговоры с поставщиком по скидке, либо по изменению других финансово значимых условий договора. Также допустимо обсудить условия о начале отсрочки. Здесь, конечно, будет не последним делом отметить, о каких днях идет речь (банковских или календарных) будет считаться отсрочка.
Главная в этом направлении задача финансового и юридических отделов проверить все пункты договора, которые связаны непосредственно с финансами, очень часто это работа возлагается и на главного бухгалтера организации. Конечно, это не означает, что остальной текст Вы можете вообще не смотреть, надеясь на иные, ответственные за проверку контракта, службы или отделы. Вы можете требовать учесть каждые Ваши замечания и предложения в непонравившихся Вам пунктах проверяемого договора
Значимым фактором для повышения личной ответственности, лиц, осуществляющих проверку договора, является требование руководителя об отметке на договоре, либо приложенной служебной записке. Отметка может содержать простейшую запись, например: "Проверено, начальник финансового отдела, Иванов Иван". Вместе с тем, она будет влиять на качество проверки любых юридических документов компании, в том числе и заключаемых договоров.
